.
.

Главное меню

Деловые услуги Особенности работы с документами в архиве

Особенности работы с документами в архиве

Почему-то в сознании многих людей отложилось, что архив – место хранения исторически ценных документов. Однако это далеко не так. Архив существует на любом предприятии, к какой бы сфере деятельности оно не относилось. Обязательному хранению подлежит вся документация организации, начиная с уставных документов и продолжая всеми бухгалтерскими отчетами, отчетами о финансово-хозяйственной работе и многими другими материалами.

Работа с документами в архиве на этом сайте имеет несколько другой принцип, чем с материалами на предприятии. Помещаются файлы туда по истечению определенного промежутка времени. заранее необходимо документы подготовить – еще раз проверить наличие на каждом файле реквизитов организации, подписей составителей. Затем материалы объединяются по какому-то общему признаку – типу отчета, тематике или периоду и подшиваются в дело. На папке указывается срок хранения материала, после чего регистрируют его и отправляют в архив. На первый взгляд, может показаться, что в этом нет ничего сложного. Операции, действительно, просты, но необходимо учитывать документооборот предприятия. В том случае, если предприятие не является большим, то с задачей вполне может справиться секретарь. В развитых компаниях, имеющих широкую сферу деятельности, стоит выделить должность архивисту, так как документооборот предприятия будет слишком большим.

Архив – это не просто место, куда помещается большое количество документов на длительный срок. Предполагается дальнейшая работа с ними. Специалисты налоговой службы и других проверяющих организаций в любой момент могут потребовать для проверки какие-то определенные документы или материалы за определенный период времени. В случае отказа предоставить материалы со стороны сотрудников организации или же их утери последует разбирательство и наказание, начиная с административного штрафа. По истечению срока годности документы подлежат обязательной утилизации. Информация из них не подлежит разглашению.

Сейчас существуют специализированные хранилища, деятельность которых направлена именно на хранение и систематизацию информации. Все документы подлежат обязательной шифровке, что необходимо для обеспечения конфиденциальности информации. В помещении обустроены все необходимые условия для хранения документов и обеспечения их безопасности. Кроме того, специалисты берут на себя обязанности по систематизации и утилизации данных.

Похожие материалы:
Особенности кредитной карты Тинькофф Платинум
О банке «Тинькофф Кредитные Системы» (ТКС) и кредитных картах (оформить онлайн) данной...
Особенности кредитной политики для развития малого бизнеса
Любое предприятие нуждается в источниках финансирования для того, чтобы развиваться,...
Особенности кредитных карт Ренессанс Кредит Банка
Никто не застрахован от возникновения непредвиденных ситуаций, разрешение которых...
Интересная статья? Поделись ей с другими:

Счетчики