.
.

Главное меню

Новости Новости финансовых продуктов Электронный документооборот

Электронный документооборот

Не удивительно, что в наш век высоких технологий, система бумажного документооборота заменяется системой электронного документооборота. СЭД вводится с целью улучшения качества и эффективности ведения бизнеса, снижения затрат, связанных с бумажным документооборотом.

Для того чтобы не свести на нет все плюсы перехода на электронный документооборот, необходимо понимать цель автоматизации. Обычно, основной целью перехода на электронный документооборот являются: желание облегчить работу сотрудников, сократив рутинные операции; желание снизить потери документов и исключить создание ошибочных дубликатов; желание создать «прозрачность» при обработке документов; желание сократить сроки согласования различного рода документации в удалённых подразделениях.

Классифицированное хранение документов в электронном архиве, аудит доступа пользователей к документации, быстрый поиск документов, формирование документов по шаблонам, системный подход к обработке и процедурам формирования документа – это то, что является несомненным плюсом автоматизации.

К минусам стоит отнести довольно высокие первоначальные затраты на введение электронного документооборота и необходимость проведения серьезной работы по обучению пользователей. Здесь можно столкнуться с еще одной немаловажной проблемой. Персонал обычно выражает недовольство необходимостью обучаться и переобучаться. Эта проблема, которая может затормозить весь процесс введения автоматизации. Чаще всего это касается организаций, где кадровая политика весьма консервативна и никто, даже руководитель предприятия, не может принимать решения об обновлении или перемещении кадров.

Несмотря на проблемы, связанные с автоматизацией документооборота, эффект данного нововведения выражается как в прямой экономией ресурсов, так и в повышении качества работы организации. Для многих коммерческих предприятий - это является фактором выживания, а для государственных структур и ведомств – это уникальная возможность эффективно, решать задачи, поставленные государством, и оперативно взаимодействовать между ведомствами, а так же с различными субъектами.

Интересная статья? Поделись ей с другими:

Счетчики